でくのぼうちゃんのブログ

雨にも負けず風にも負けずオロオロしながらだいたい毎日更新中!!

考え方:無駄だと思った会議について。逆をとれば無駄でない会議が見えてくる。

http://www.flickr.com/photos/64018555@N03/8157673934

photo by MDGovpics

会議をみれば職場の雰囲気がわかるような氣がする・・・。

まいどです。でくのぼうちゃんです。

ライフハックというよりは愚痴かもしれない・・・。

まあ、ちょっと読んでくださいませ…。

会議にでないという選択

8年勤めていた職場をいよいよ3月末で出ます。

引き継ぎの仕事を書類にまとめたり、デスクを少しずつ片づけたり・・・。

3月に入って色々と退職に向けての動きをしています。

有給も沢山あるので消費しています。

といっても仕事がありますからそんなには消費しないし出来ない。

で、週のうちに1日会議のために来ているような日がありましてその曜日を休んでいます。つまり「会議にでない」という選択をしたわけです。

理由は「無駄な会議」だからです。

この曜日を休んでいいかと上司に相談したら「周りの状況が見えなくなるからでたほうがいい」ということで2月中はでていましたが3月はいいという話もあり、休むことにしました。休んで自分のために時間を使ったほうが建設的と判断しました。

で、私が感じた「無駄な会議」とはどんなものか。今日はそんな話を。

無駄な会議とは

 

進行役が一人で話していて職員の意見を聞かない。

 

進行役のオンステージになっているのです。

3年前ぐらいはそんなことなかったんですが、一人の職員が辞めてからそうなってしまいました。その職員は話をもどすという重要なことをいつもやっていたのです。

独壇場にならないように。

彼が辞めてからそうならないように私もやっていましたが聞く耳持たず。

で再三、上司に言ったのですが上司は聞く耳持たず。(その職員に注意できない)

 

まず、上司の近隣の報告から始まります。まあ、これは必要だと思うのですが、前の会議とダブっている内容が多い。

そのあとは各業務の報告となります。私も自分の業務の報告をします。

普通にやれば30分で終わります。それが2時間になるのはなぜか?

進行役職員の提案が始まります。資料を作ってきてこうするよってなわけですが、その資料がただ文を多く書いていたらいいという資料になっている。

ある事業のポスターをも作ってきますが、「だれになにを」がないのでポスター的要素がまったくない。

で、あまりにもひどいので「誰に向けて作成されたか?(対象者はだれか)」を確認すると「一般の人に」。対象者がいないようです。

一番痛いのはその人に対して誰も指導、指示をしないというところです。

以前は上司がちらほらしていたようですが、言っても聞かないということでほったらかしになっているようです。

提案がない時には「説明」ということである事にたいして勉強したことを話し出します。共有しようと。しかし、その説明がその人視点なので偏りがある。指摘すると詰まる。

とりあえず、会議に話をしているのがその進行役90%、あと10%は職員の報告という事態の会議になっているのです。

 

無駄な会議とは、「進行役のオンステージになっている会議」のことです。

では無駄ではない会議とは?

進行役のオンステージにならない会議と私は思います。

進行役の意見は一切言わず、参加している職員の意見を出させるように言葉を発する。

1人の人の独壇場になったら進行役がうまくまとめる。

進行役=ファシリテーターなわけです。

 

どうしても以前の会議と比べてしまいますが以前は一人一人の意見を聞き、企画をまとめていました。私も一非常勤の意見を聞いてもらえるということで意見を出しました。それはそれは充実した会議でした。職場の雰囲気もよかったです。

 

人は尊重されると「職場のためにがんばろうか」と思ってしまうものです。

 

まとめ

まあ、あと一か月もいないのでどうしようもないんですが。

 

この「人を尊重」というのは急にされたら「こいつ意図があるな」と思われ逆効果となります。常日頃から「裏なき人を尊重する態度」をとっておかないといけないと思います。

進行役をされる方は、誰も発言しない会議でいかに時間をつぶすかを考えてしまうと思いますが、「人を尊重」を重ねるうちに「発言してくれる会議」となり、また「発言してくれる言葉がけ」などを研究すれば自分ががんばらない会議となると思います。出席している方は発言する機会がありその発言が実になっていると実感をしたいはず!と思い込んですれば積極的に動けるかも。こういう時は思い込みが大事。

 

 

 私は、会議にでるのはあと最後の週1回となります。

 

その会議できちんと報告できるように書類まとめに頑張らなきゃと書きながら思いました。

 

ほな、また。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

もしこの記事が気に入っていただけましたらはてなブックマークやfacebook等でシェアをお願いいたします。非常に励みになります。

ブログランキング・にほんブログ村へ
にほんブログ村